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微软企业档案云端服务提供丰富协作应用能力

发布时间:2020-07-21 17:51:23 阅读: 来源:中开泵厂家

微软OneDrive for Business的档案分享管控功能简易,使用者可自行决定分享对象,并分成可编辑与可检视的存取权管控

CTI论坛(ctiforum)3月13日消息(记者 李文杰):在云端储存服务的比拼之下,微软推出企业档案同步和共享服务OneDrive for Business,这原本是SharePoint Online的附属服务,从去年开始成为可单独订阅的独立服务。

在功能上,OneDrive for Business主要提供PC端档案同步机制,档案分享时可设定编辑与检视权限,并支持iOS与Android移动平台使用,表现与一般档案同步分享服务功能差不多。

比较吸引人的是,目前此方案的计费是每人每月160元,与其他同样以使用者数来计费的服务来说,它的费用算很便宜,而且,每人的储存容量没有限制,让使用者无需担忧储存空间。

从云端储存的面向来看,OneDrive for Business并能结合Office Online应用,让文件档案的共用可以更直接的在线上进行,服务本身也提供不少协作机制,应该能在企业内部的档案与工作有不错的帮助。只是,单就OneDrive for Business来说,在档案分享的企业管控能力较低,若使用者要强化这方面的功能,需额外购买SharePoint Online。

基本上,企业订阅OneDrive for Business服务时,需验证网域拥有权,之后管理者可以建立企业使用者帐户,便能让使用者登入并直接开始使用OneDrive for Business。

值得注意的是,由于OneDrive for Business服务属于微软Office 365平台的一部分,因此,当管理者登入后会先进入Office 365系统管理中心。

个人分享弹性高,管控以帐号安全为主

在微软Office 365系统管理中心的介面上,Office 365集结许多微软线上服务的管控,因此不仅是OneDrive for Business,其他服务也都是由此管控。这里并允许企业用户设定布景主题,放上企业Logo。

要将企业成员加入管控很容易,管理者在使用者项目中,可以下载范例CSV档,将帐号资讯套用进去之后并上传,即可快速大量新增使用者,这里同时也提供单一登入与Windows AD同步处理的相关设定。

在使用者帐号登入安全性方面,OneDrive for Business的也提供基本的使用者的密码到期原则设定,也能设置两步骤验证,强化使用者帐号的登入防护。

不过,由于微软云服务项目多,因此一些设定也会显得较为分散,像是密码到期原则,并不是在使用者项目中去设定,而是要到服务项目下的密码服务去设定。

当然,微软云服务项目众多也不错,让使用者也可以很容易的使用相关服务,像是Office Online。或是额外租用像是Exchange Online、Lync Online与Yammer等服务。

至于档案分享方面OneDrive for Business给予使用者相当大的档案分享弹性,如同中华电信hiCloud Box(e),管理者在档案分享的管控上,并没有设下太多限制,主要是由使用者个人,来决定授予内部或是外部使用者存取的权限。

当然,若是管理者想要有更完整的管控功能,可以同时购买SharePoint Online与OneDrive for Business,两者的每位使用者月租都是160元。如此一来,企业通过SharePoint文件管理解决方案的管控与稽核功能,提供管理者对于内部成员档案使用分享的管控能力,像是限制限制内部使用者将档案分享给外部人员,而OneDrive for Business提供的同步功能,以及移动App应用,也补足原本SharePoint在这方面的不足,并提升使用者对于个人档案应用的方便性。

更重要的是,现在两者之间的档案交换也很方便,甚至,使用者也能将SharePoint Online的文件库,同步到本机电脑上,让应用更交错。

当然,这样的整合应用,对于使用者应用时也可能会变得有点复杂,若两者的整合性能够更高,应该会更好。

邀请通知操作方便,存取权设定也很直觉

基本上,OneDrive for Business的档案分享管控方式相当简易,是以使用者个人为主,档案或资料夹拥有者,自行设定档案或资料匣的存取权限,设定共用对象,同时能赋予编辑或检视的权限。

邀请共用时的操作很方便,像是输入对方名称或Email时,输入几个字就会跳出企业内部成员建议提示,若输入外部成员的电子邮件,介面上也会提示这是组织外的使用者。使用者可设定邀请对象的存取权,像是允许编辑,或检视。设定完成后,系统便能自动以电子邮件寄送邀请。在这个邀请介面上,你也可以很快速查看已经共用的使用者与其权限。

另外,使用者可以指定外部使用者需要登入才可以存取,或是开放为不用登入就能存取,也就是将档案与公众分享。以微软服务来说,这里的登入包含微软本身Office 365平台的帐户,以及Microsoft Account(也就是登入MSN或Skype的帐户),对于多数使用者来说,应该算是方便,毕竟许多人都曾经使用MSN与Skype服务。

值得注意的是,这里的管控设定并不多,管控算是比较开放,不像其他档案分享和共用服务还会强调分享时可以设定密码保护。

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